Über Assista
Virtuelle Assistenz aus Wien für Backoffice, Organisation und Kundenkommunikation.
Assista ist ein persönlich geführtes Team für Selbstständige, EPUs, Handwerksbetriebe und junge Unternehmen in Österreich, die verlässliche Unterstützung im Büroalltag brauchen.
Wir übernehmen Aufgaben, die oft nebenbei mitlaufen sollen, aber für Kundenzufriedenheit, Liquidität und Wachstum entscheidend sind: Kundenkommunikation, Angebote, Rechnungen, Termine, Organisation, Ablage und Social Media.
Unser Anspruch ist, Aufgaben nicht nur abzuarbeiten, sondern sie einzuordnen, weiterzuführen und nachvollziehbar zu machen.
Kurzer Austausch über Aufgaben, Prioritäten und mögliche Entlastung.
Wofür wir stehen
Zusammenarbeit, die persönlich bleibt und professionell funktioniert.
- klare Zuständigkeiten statt wechselnder Ansprechpartner
- strukturierte Abläufe statt Aufgabenchaos
- verlässliche Umsetzung statt halber Erledigung
- Kommunikation auf Augenhöhe statt Agenturtheater
Das Team
Die Gesichter hinter Assista.
Zwei Ansprechpartnerinnen, ein gemeinsamer Anspruch: Unternehmen im Alltag so zu entlasten, dass Aufgaben nicht mehr liegen bleiben und Abläufe wieder klar werden.
Organisation & Projekte
Dagmar Puchner
Dagmar bringt mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in anspruchsvoller Büroorganisation, Projektarbeit, kaufmännischen Abläufen und Kundenkommunikation ein.
Sie kennt gewachsene Unternehmensstrukturen ebenso wie operative Engpässe und übersetzt lose Aufgaben in klare Abläufe, Prioritäten und Zuständigkeiten. Ihr Fokus liegt darauf, Arbeit sichtbar, planbar und verlässlich umsetzbar zu machen.
Organisation & Abstimmung
Kristina Kurpielová
Kristina bringt eine fundierte wirtschaftliche Ausbildung mit Schwerpunkt Immobilien, Verwaltung und Asset Management mit.
Sie verbindet organisatorisches Arbeiten mit Genauigkeit, Überblick und verlässlicher Abstimmung. Ihr Fokus liegt darauf, operative Details sauber mitzudenken, Aufgaben konsequent weiterzuführen und Ergebnisse nachvollziehbar zu machen.
Assista soll sich nicht wie zusätzlicher organisatorischer Aufwand anfühlen, sondern wie der Moment, in dem jemand sagt: Wir kümmern uns darum.
Unsere Mission
Wir schaffen Freiraum für das, was im Unternehmen wirklich zählt.
Unsere Mission ist es, operative Aufgaben verlässlich zu übernehmen, Abläufe klarer zu machen und Unternehmen wieder mehr Zeit für Kundinnen, Kunden, Projekte und Wachstum zu geben.
Unsere Werte
Woran sich unsere Zusammenarbeit messen lassen soll.
Kundenorientierung
Wir richten Unterstützung an tatsächlichen Aufgaben, Abläufen und Prioritäten aus.
Zuverlässigkeit
Was vereinbart ist, wird nicht nur begonnen, sondern nachvollziehbar weitergeführt.
Transparenz & Effizienz
Offene Punkte, Aufgaben und nächste Schritte bleiben sichtbar und verständlich.
Professionalität & Anpassungsfähigkeit
Wir arbeiten strukturiert, bleiben flexibel und passen Unterstützung an den Bedarf an.
Wobei wir unterstützen
Virtuelle Assistenz für Aufgaben, die Zeit kosten und trotzdem nicht liegen bleiben dürfen.
Der Fokus liegt auf wiederkehrenden Büroaufgaben, die zuverlässig erledigt, nachverfolgt und strukturiert werden müssen.
Backoffice & Organisation
- Angebote vorbereiten und nachfassen
- Rechnungen und offene Punkte im Blick behalten
- Ablage, Dokumente und To-dos strukturieren
- Listen, Übersichten und Systeme pflegen
Kommunikation & Termine
- E-Mails bearbeiten und priorisieren
- Kundenrückfragen koordinieren
- Termine abstimmen und nachhalten
- Rückrufe und Erinnerungen organisieren
Social Media & Sichtbarkeit
- Beiträge planen und vorbereiten
- Texte, Captions und Inhalte erstellen
- Redaktionsplan und Themenübersicht pflegen
- Basisbetreuung laufender Kanäle
Ablauf
Ein klarer Einstieg statt langer Vorlaufzeit.
Erstes Gespräch
Kurz klären, welche Aufgaben aktuell am meisten bremsen.
Aufgaben definieren
Umfang, Prioritäten und gewünschte Arbeitsweise werden festgelegt.
Struktur schaffen
Übersicht, Abläufe und Zuständigkeiten werden sauber eingerichtet.
Laufend entlasten
Backoffice-Aufgaben werden zuverlässig im vereinbarten Rahmen umgesetzt.
Häufige Fragen
Antworten zur virtuellen Assistenz mit Assista.
Was macht Assista?
Assista übernimmt administrative Aufgaben, Backoffice-Tätigkeiten, Kundenkommunikation, Terminorganisation, Angebotsnachverfolgung, Rechnungsorganisation, Ablage und Social-Media-Basisaufgaben.
Für wen ist virtuelle Assistenz sinnvoll?
Virtuelle Assistenz ist sinnvoll für Selbstständige, EPUs, Handwerksbetriebe, Dienstleistungsunternehmen und junge Unternehmen, die regelmäßig Büroarbeit haben, aber keine fixe Assistenzstelle schaffen möchten.
Arbeitet Assista nur in Wien?
Als virtuelle Assistenz unterstützt Assista Unternehmen ortsunabhängig bei Backoffice, Organisation, Kundenkommunikation und administrativen Prozessen – effizient, persönlich und digital.
Wie startet die Zusammenarbeit?
Der Start erfolgt mit einer kurzen Bedarfsklärung. Danach werden Aufgaben, Umfang, Prioritäten und Kommunikationswege festgelegt. Anschließend übernimmt Assista konkrete Tätigkeiten im vereinbarten Rahmen.
Kontakt
Mehr Struktur im Büro. Mehr Fokus im Geschäft.
In einem unverbindlichen Erstgespräch wird geklärt, welche Aufgaben ausgelagert werden können und welche Form der Zusammenarbeit sinnvoll ist.
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